予約をスマート化|スマホチャットアプリをフル活用!社員一同大助かり
ロゴ

管理の煩雑性を排除【会議室予約システムの機能性を紐解く】

システムの利便性に迫る

ビジネスで重要な話し合いを行なう場となる会議室は、予約状況が中々見えにくいものでした。そんな会議室でも、システムの力を利用すれば、好きな日の利用状況はどうなっているのかを把握しやすいです。そんな会議室予約システムには、予約の他にも利便性の高い機能が盛りだくさんです。

こんな便利機能もある!予約システムの有効活用術

事前準備のヒアリングも可能

会議は円滑にスタートさせられたら良いなと感じてしまうもの。会議室予約システムでは、万全な状態にセッティングするためのレイアウト項目を設けたアンケート機能も搭載されているので、会議準備が楽になるのは確かです。

備品もまとめて管理可能

会議室予約システムは、部屋利用状況の管理可視化だけでなく、会議室で利用する備品の管理煩雑化も防げます。バックオフィスでの管理業務負担も軽減させられるので、スムーズな備品準備も実現化させられます。確実に、パソコンやプロジェクターと言った備品を確保したいときに大いに役立ちます。

利用実態をグラフで把握

システムでは、部屋ごとの利用回数や目的、カラ予約状況を数値やグラフ化させられます。社内の会議室利用実態を分析できれば、二重予約やカラ予約の解消しやすくなり、スマートな会議室利用が実現できます。

部屋前に設置した端末と連動

会議室ドア前に、連動して利用できる端末を設置すれば、わざわざ自席のパソコンまで戻る、あるいはスマホやタブレットを取り出さなくても予約状況確認が可能です。また、その場で予約状況の変更やキャンセルの操作もできます。

英語モードに切り替え可能

会議室予約システムは、日本語表示だけでなく英語表示にも切り替えが可能です。グローバル化を目指す企業、外国人スタッフを何人か雇用している企業でも、言語にまつわるトラブルなくシステムを活用できます。

予約をスマート化

会議

リアルタイムで会議室利用状況を把握

バックオフィスでも煩雑だった会議室予約管理は、システムによる可視化によってトラブルなく会議室管理が出来るようになります。また、バックオフィスだけでなく、その他部署のスタッフも予約状況を把握できるので、効率よく会議室を確保できます。

オプションの予約状況もチェック可能!

会議室予約システムは、単純な会議室を押さえるだけでなく、会議で利用する備品の予約状況までリアルタイムでチェックできます。会議当日に、欠かせない備品が急に使えないといったトラブルに見舞われにくくなります。

会議室の内装や収容人数まで視覚的に把握

システムの特性は、予約機能に限らず会議室そのものの内装から収容人数まで細かな情報をチェックできます。利用人数や会議目的に適した部屋を確保できるのは確かです。ビジネスで重要な会議にまつわる無駄を排除できる便利なシステムであるのは間違いありません。